“Deze oplossingen hadden we zelf niet kunnen bedenken”
DataQuint levert niet alleen slimme software. Consultants ondersteunen klanten ook bij het efficiënter inrichten van applicaties, databases en werkprocessen. Een voorbeeld hiervan zijn de Zuid-Hollandse gemeenten Leiden, Zoeterwoude, Oegstgeest en Leiderdorp. Pim Brouwer, projectmanager informatievoorziening DSO, vertelt.
De vier gemeenten in de Leidse regio werken al veel samen, onder andere als het gaat om het beheer van de openbare ruimte. Begin 2019 startten zij een project om het applicatielandschap te harmoniseren, waar GBI (Gegevens Beheer Informatiesysteem) deel van uitmaakt.
Verschillen tussen gemeenten
Binnen de vier gemeenten waren er diverse softwareversies, verschillende datavelden in databases en afwijkende processen in omloop. De vraag was dus waarom je in de ene gemeente andere datavelden zou gebruiken dan in de andere en volgens een ander proces? “Door het regionaal aan te pakken konden we software, databases en processen harmoniseren, zodat de vier gemeenten slimmer en efficiënter konden werken”, vertelt Pim Brouwer, die als projectmanager hiervoor verantwoordelijk was. “Met goede werkafspraken konden we dit vormgeven. Natuurlijk hielden we rekening met de wensen van de afzonderlijke gebruikers bij de vier gemeenten, omdat er verschillen zijn tussen hen. Leiden is een dichtbevolkte stad met monumentale panden, terwijl Zoeterwoude minder dichtbevolkt is en veel agrarische bedrijven telt.”
Meerwaarde
Juist bij het inrichten van vergelijkbare databases, het realiseren van een gemeenschappelijk werkproces én het bedenken van oplossingen, speelden de consultants van DataQuint een essentiële rol. In eerste instantie werden zij ingeschakeld als tijdelijk functioneel beheerders, maar die rol werd steeds groter toen de meerwaarde van hun kennis en kunde zichtbaar werd binnen de organisatie. Brouwer: “In de loop van de tijd zagen we dat de consultants echt onmisbaar waren voor het slagen van het project. Zij hebben zo veel ervaring opgedaan bij andere gemeenten en kennen de applicatie als geen ander. De problemen die wij ervoeren, hadden zij al bij andere gemeenten gezien en verholpen. Ook ondersteunden ze ons tijdens de zogenoemde domeinsessies, waarin we per domein afspraken maakten over de openbare ruimte. Welke data zitten er momenteel in het systeem? Welke verschillen en overeenkomsten zien we bij de vier betrokken gemeenten? Welke zijn evident en welke data zijn minder relevant? De adviseurs van DataQuint hielpen ons om de dit goed in te richten, deden voorstellen voor optimalisering en reikten oplossingen aan waar we zelf niet aan hadden gedacht.”
Schakelen met gebruikers
De consultants van DataQuint hadden een belangrijke rol bij de controle van de database. Zodra de werkafspraken waren vastgelegd, werd dit aan de achterkant in de database ingebouwd. De consultants controleerden dit en schakelden hierover veelvuldig met mij en de projectgroep, waarna actie kon worden ondernomen. Brouwer: “Als projectleider heb ik technisch niet voldoende kennis om dat zelf goed in te zien. DataQuint is dan echt goud waard. Maar het was niet alleen de kennis en ervaring die wij als positief ervoeren. Het zijn ook toegankelijke en vriendelijke collega’s die goed kunnen schakelen met gebruikers. Die combinatie heb je nodig bij zo’n gemeenschappelijk project: professionals die goed communiceren én de inrichting van de applicatie begrijpen. Ze zijn bovendien flexibel en denken met je mee. Onze doelstellingen werden vanzelf ook hun doelstellingen. We hebben ze nooit gezien als krachten die we inhuurden, maar echt als directe collega’s.”
Tot slot stelt Brouwer: “Het harmoniseren van GBI was niet gelukt zonder de consultants van DataQuint. De doelstellingen van het project zijn behaald en dat is een mooie stap naar de volgende samenwerking tussen de gemeenten.”